EC studio EC studio 社長ブログ

2007年10月02日

業務効率を上げるGoogle apps活用法

Google社員が驚く Google Apps 徹底 活用法
※最新のGoogle Apps活用法はこちらの記事をご覧下さい↑

ブログを継続的に読まれている方は、EC studioはGoogleフリークであり
とことんGoogleを組織的に活用して、業務効率を上げていることを
ご存知だと思います。

ただ、ブログで読んで自社でも導入してみたいと思っても
なかなか本格導入まで至りません。理由はいくつかあって

・既存のシステムからの移行が大変
・経営陣にメリットが伝わっていない
・全社的にみてITリテラシーが追いつかない
・Googleに預けてしまって大丈夫か不安

などの理由があると思います。そこで今日のブログではメリットを紹介し
その敷居を乗り越えたいと思えるような内容にしたいと思います。

こういう新しいサービスはEC studioでどんどん試して、出てきた
問題を解決したノウハウを、公開していきたいと思っています。

今回は基本的にGoogle appsの紹介になりますが、Googleアカウントしか
使えない機能で、EC studioで活用しているサービスも合わせて紹介します。

Google apps(無料)の紹介

Googleアカウントでもメールやカレンダー、ドキュメントなど、
いろんな機能を社員と共有しながら使用することができますが、
退社するスタッフが出たときに問題が発生します。

過去のメールや共有されているカレンダー、ドキュメント、、、
プライベートでも使えるGoogleアカウントを退社後に
使わないで欲しいと言ったとしても、それは個人の良心に頼るのみ。。

情報漏えいの観点から見ても、良くありませんよね。

そこで活躍するのがGoogle appsです。Google appsを活用すれば
社内の重要なデータを保有しているスタッフが退社した場合でも、
管理画面からそのスタッフを削除すれば、全てのデータの
アクセス権限がなくなるのです!

自社ドメインで使え、情報漏えいも万全、そして無料!とくれば
乗り換えに腰が重い経営陣も、ピクッとくるのではないでしょうか。
(今後のメリットに期待して移行する”気合い”も重要ですね!)

それではさっそく機能紹介をしていきましょう。

●メール

言わずと知れたGmailが自社ドメインで使えるサービスです。
今やウェブメールでの知名度も上がり、多くの方が利用し、
インターフェースにも親しみがあると思います。

Google appsを使えば自社ドメインのアドレスで、Gmailの
機能を使ってメールのやり取りができるようになります。
つまり、2GBの容量に、優れた検索機能、バックアップなど
Googleのリソースを使って活用できます。

特に若い社員であれば、Gmailインターフェースでのメール運用への
移行は非常にスムーズだと思います。

☆EC studioお勧め移行チップス

現在のメールアドレスのまま移行すると言っても、設定等の
変更が大変ですよね。そこでお勧めなのが、新たなドメインを
取って、そのドメインでメールの運用を開始する方法です。

EC studioでもメールは既存の自社システムと連動しており
Gmailにすると顧客管理システムに組み込めないため、
この方法を採用しました。

・方法

社員が親しみやすい新しいドメインを取得し、Google appsに
設定します。そして、既存のメールアドレスから転送設定を
新しいメールアドレスにします。

例:info@ecstudio.jp → info@newdomain.jp

これで今まで教えてきたメールアドレスそのままにGmailで
受信することができます。そして、返信するときはGmail内の
設定で、返信アドレスを info@ecstudio.jp にすれば
相手に全く気づかれることなく移行完了です。

●カレンダー

Googleカレンダーそのままです。笑
ただ、上記にあるように会社のスケジュールが退社した
スタッフが見れてしまっては問題です。

それぞれ共有をはずすのは手間ですし、忘れがちです。
EC studioではこのメリットで一気に乗り換えました。

●ドキュメント(ワード、エクセル、パワーポイント)

つい昨日Google appsにもパワーポイント機能が導入されたという
案内メールが届いていました。EC studioでは今後は
オフィス製品は一切買わないと決めています。

Googleドキュメントを使えば、オンライン上で共有できますし
バックアップも安心、セキュリティも高くて、もちろん無料!です。
オフラインで使いたい方も、サンマイクロシステムズが開発して
無償提供している starsuiteをご利用ください。

starsuite(Googleも使用を促しています。)

専門家の予測ではオフラインで普通に編集していながら
インターネットにつながっていたら、自動的にオンラインの
データと同期を取るようになっていくだろうとのことです。

つまりGoogleだけにデータを預ける不安はこれで解消できます。
オフラインで作成しつつオンラインで共有、そして無料。
まだ不安に思われている方も多いと思いますが、まずは
EC studioが試していきますので、何か起きれば解決方法を報告します。

●ワード活用法

EC studioではオンラインワードをはじめ、いろいろな方法で
Googleドキュメントを活用しています。

・人数が増えてきた日報の作成 — みんなそれぞれ自分の欄に書き込みをして
最後に退社する人が社内メーリングリストへ送信!これで毎日たくさん
届いていた日報メールがまとめて読むことができるようになりました。

・契約書の作成 — どこをどう修正したか、ワードの添付ファイルを
スタッフ間でやり取りしてませんか?新しいバージョンに過去のバージョンを
上書きしてしまったり、差分がわかりにくかったりしますよね。
過去の全てのバージョンが自動的に生成されるGoogleワードなら
リアルタイムに複数人で契約書を修正し、バージョン管理も完璧です。

・他社と連携 — 会社をまたいでプロジェクトを進めていく際に
チェックパッドやリメンバーザミルクもいいのですが、取引先の会社に
新たなツールを覚えてもらうという負担があります。そこでTODOリストを
ワードで作って、オンラインで共有!スカイプで「更新しましたよ」と
伝えるだけです。

●エクセル活用法

・プロジェクト管理 — 長期のプロジェクトにはガントチャートを作って
管理する方法がありますが。EC studioではGoogleエクセルを使って
ガントチャートを管理しています。朝礼時に各スタッフがそれぞれ
自分のPCの画面を見ながら、ガントチャートを調整してスケジューリングします。

・360度評価制度 — 決算賞与を決めるときに360度評価制度を
実施しました。そこで部署内でお互いを評価するときに、誰が評価してるか
匿名性を出すために、本人のみが含まれていない評価シートを作って、
それぞれ評価&改善コメント。そして、本人に渡す際には書き込み者の
名前を消した、エクスポートしたファイルをスカイプチャットで送信!

●パワーポイント活用法

追加されたばかりなので、これから活用することになりますが、例えば
どこかの会場で講義している最中に、データのミスを発見したら、
他のPCからオンライン経由でデータを修正してもらう、なんてこともできますね。

●スタートページ

こちらはまだ実施していませんが、今後行おうと計画しているものとして
スタートページの左側を管理画面から固定のiGoogleが設定できますので、
会社側が意図して見せたい内容をブラウザのスタートページに設定して
もらうことが可能です。

■EC studioで活用しているGoogleアカウントのサービス

上記のGoogle appsに加えて、Googleアカウントにしかないサービスも
フル活用して業務効率を高める工夫を行っています。

●Google VIDEO

EC studioではたくさん動画を撮ります。朝礼、商談、説明、教育ビデオなど
毎日どんどん動画が増えます。それを自社PCのハードディスクで管理
していたら容量がいくらあっても足りません!

そこでGoogle VIDEOです。容量無制限、本数無制限、しかも無料で
いくらでもアップロードできます。HDDの節約、情報の共有に役立っています。
(非公開設定はできますが、念のためEC studioでは機密度の高い動画は
アップしていません。バックアップ、外部の方へ配信する目的で使っています。)

●Google analytics

ホームページを持っている会社に必須ではないでしょうか。
どんどん機能も改善されて、非常に使いやすく便利です。

●ウェブマスターツール

こちらも必須ですね。全てのサイトで活用しています。

●ブックマーク

これが意外に使い勝手が便利です。私は会社で3台、自宅で3台のPCを
移動した場所、場所で利用するのでブックマークの共有は助かります。

●Reader

つい先日日本語化されて、敷居が低くなったのではないでしょうか。
日本語化は直感的に理解できていいですね。

※ECスタッフへ

ECスタッフは英語の読み書きは必須ですよ!たぶん、たぶん
見間違いだと思いますが、日報で「Google readerが日本語化!やった!」
と喜んでいるコメントがあったような。。きっと見間違い。。ですね。。

●カスタムサーチ

うまく活用すればサイト内検索、横断検索などに非常に便利です。
EC studioでは、「社長ブログ・技術ブログ・デザインブログ」の
横断記事検索に使ったり、カスタムサーチを使った新たなサイトも立ち上げました。
(EC studio初のWEB2.0サイトです。)

・横断検索ドットコム(人力検索、動画、掲示板等を横断検索!)

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■まとめ

私はITというものは、本来無料であるべきだと思っています。
(EC studioのサービスも全て無料に近づけていきたい。。)
ITは人も金もない中小企業こそが、活用するためにあるべきだと。

しかし、現実は資本のある大企業が積極的に投資してITを導入している。
ますます大企業と中小企業の差が広がる一方です。

これからは持たざる者(中小企業、主婦、障害者)が活躍すべき時代です。
それを実現するのがITなのです。まずはEC studioが”IT経営”を実践し
見本になれるよう努力して参ります!

Google Apps(グーグルアップス) の基本から応用までを学べる活用支援サイト – Master Apps(マスターアップス)
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Google社員が驚く Google Apps 徹底 活用法
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