株式会社 EC studio 社長ブログ

Google社員が驚く Google Apps 徹底 活用法
※最新のGoogle Apps活用法はこちらの記事をご覧下さい↑

ブログを継続的に読まれている方は、EC studioはGoogleフリークであり
とことんGoogleを組織的に活用して、業務効率を上げていることを
ご存知だと思います。

ただ、ブログで読んで自社でも導入してみたいと思っても
なかなか本格導入まで至りません。理由はいくつかあって

・既存のシステムからの移行が大変
・経営陣にメリットが伝わっていない
・全社的にみてITリテラシーが追いつかない
・Googleに預けてしまって大丈夫か不安

などの理由があると思います。そこで今日のブログではメリットを紹介し
その敷居を乗り越えたいと思えるような内容にしたいと思います。

こういう新しいサービスはEC studioでどんどん試して、出てきた
問題を解決したノウハウを、公開していきたいと思っています。

今回は基本的にGoogle appsの紹介になりますが、Googleアカウントしか
使えない機能で、EC studioで活用しているサービスも合わせて紹介します。

■Google apps（無料）の紹介

Googleアカウントでもメールやカレンダー、ドキュメントなど、
いろんな機能を社員と共有しながら使用することができますが、
退社するスタッフが出たときに問題が発生します。

過去のメールや共有されているカレンダー、ドキュメント、、、
プライベートでも使えるGoogleアカウントを退社後に
使わないで欲しいと言ったとしても、それは個人の良心に頼るのみ。。

情報漏えいの観点から見ても、良くありませんよね。

そこで活躍するのがGoogle appsです。Google appsを活用すれば
社内の重要なデータを保有しているスタッフが退社した場合でも、
管理画面からそのスタッフを削除すれば、全てのデータの
アクセス権限がなくなるのです！

自社ドメインで使え、情報漏えいも万全、そして無料！とくれば
乗り換えに腰が重い経営陣も、ピクッとくるのではないでしょうか。
（今後のメリットに期待して移行する”気合い”も重要ですね！）

それではさっそく機能紹介をしていきましょう。

●メール

言わずと知れたGmailが自社ドメインで使えるサービスです。
今やウェブメールでの知名度も上がり、多くの方が利用し、
インターフェースにも親しみがあると思います。

Google appsを使えば自社ドメインのアドレスで、Gmailの
機能を使ってメールのやり取りができるようになります。
つまり、2GBの容量に、優れた検索機能、バックアップなど
Googleのリソースを使って活用できます。

特に若い社員であれば、Gmailインターフェースでのメール運用への
移行は非常にスムーズだと思います。

☆EC studioお勧め移行チップス

現在のメールアドレスのまま移行すると言っても、設定等の
変更が大変ですよね。そこでお勧めなのが、新たなドメインを
取って、そのドメインでメールの運用を開始する方法です。

EC studioでもメールは既存の自社システムと連動しており
Gmailにすると顧客管理システムに組み込めないため、
この方法を採用しました。

・方法

社員が親しみやすい新しいドメインを取得し、Google appsに
設定します。そして、既存のメールアドレスから転送設定を
新しいメールアドレスにします。

例：info＠ecstudio.jp　→　info＠newdomain.jp

これで今まで教えてきたメールアドレスそのままにGmailで
受信することができます。そして、返信するときはGmail内の
設定で、返信アドレスを info＠ecstudio.jp　にすれば
相手に全く気づかれることなく移行完了です。

●カレンダー

Googleカレンダーそのままです。笑
ただ、上記にあるように会社のスケジュールが退社した
スタッフが見れてしまっては問題です。

それぞれ共有をはずすのは手間ですし、忘れがちです。
EC studioではこのメリットで一気に乗り換えました。

●ドキュメント（ワード、エクセル、パワーポイント）

つい昨日Google appsにもパワーポイント機能が導入されたという
案内メールが届いていました。EC studioでは今後は
オフィス製品は一切買わないと決めています。

Googleドキュメントを使えば、オンライン上で共有できますし
バックアップも安心、セキュリティも高くて、もちろん無料！です。
オフラインで使いたい方も、サンマイクロシステムズが開発して
無償提供している starsuiteをご利用ください。

・starsuite（Googleも使用を促しています。）

専門家の予測ではオフラインで普通に編集していながら
インターネットにつながっていたら、自動的にオンラインの
データと同期を取るようになっていくだろうとのことです。

つまりGoogleだけにデータを預ける不安はこれで解消できます。
オフラインで作成しつつオンラインで共有、そして無料。
まだ不安に思われている方も多いと思いますが、まずは
EC studioが試していきますので、何か起きれば解決方法を報告します。

●ワード活用法

EC studioではオンラインワードをはじめ、いろいろな方法で
Googleドキュメントを活用しています。

・人数が増えてきた日報の作成 — みんなそれぞれ自分の欄に書き込みをして
最後に退社する人が社内メーリングリストへ送信！これで毎日たくさん
届いていた日報メールがまとめて読むことができるようになりました。

・契約書の作成 — どこをどう修正したか、ワードの添付ファイルを
スタッフ間でやり取りしてませんか？新しいバージョンに過去のバージョンを
上書きしてしまったり、差分がわかりにくかったりしますよね。
過去の全てのバージョンが自動的に生成されるGoogleワードなら
リアルタイムに複数人で契約書を修正し、バージョン管理も完璧です。

・他社と連携 — 会社をまたいでプロジェクトを進めていく際に
チェックパッドやリメンバーザミルクもいいのですが、取引先の会社に
新たなツールを覚えてもらうという負担があります。そこでTODOリストを
ワードで作って、オンラインで共有！スカイプで「更新しましたよ」と
伝えるだけです。

●エクセル活用法

・プロジェクト管理 — 長期のプロジェクトにはガントチャートを作って
管理する方法がありますが。EC studioではGoogleエクセルを使って
ガントチャートを管理しています。朝礼時に各スタッフがそれぞれ
自分のPCの画面を見ながら、ガントチャートを調整してスケジューリングします。

・360度評価制度 — 決算賞与を決めるときに360度評価制度を
実施しました。そこで部署内でお互いを評価するときに、誰が評価してるか
匿名性を出すために、本人のみが含まれていない評価シートを作って、
それぞれ評価＆改善コメント。そして、本人に渡す際には書き込み者の
名前を消した、エクスポートしたファイルをスカイプチャットで送信！

●パワーポイント活用法

追加されたばかりなので、これから活用することになりますが、例えば
どこかの会場で講義している最中に、データのミスを発見したら、
他のPCからオンライン経由でデータを修正してもらう、なんてこともできますね。

●スタートページ

こちらはまだ実施していませんが、今後行おうと計画しているものとして
スタートページの左側を管理画面から固定のiGoogleが設定できますので、
会社側が意図して見せたい内容をブラウザのスタートページに設定して
もらうことが可能です。

■EC studioで活用しているGoogleアカウントのサービス

上記のGoogle appsに加えて、Googleアカウントにしかないサービスも
フル活用して業務効率を高める工夫を行っています。

●Google VIDEO

EC studioではたくさん動画を撮ります。朝礼、商談、説明、教育ビデオなど
毎日どんどん動画が増えます。それを自社PCのハードディスクで管理
していたら容量がいくらあっても足りません！

そこでGoogle VIDEOです。容量無制限、本数無制限、しかも無料で
いくらでもアップロードできます。HDDの節約、情報の共有に役立っています。
（非公開設定はできますが、念のためEC studioでは機密度の高い動画は
アップしていません。バックアップ、外部の方へ配信する目的で使っています。）

●Google analytics

ホームページを持っている会社に必須ではないでしょうか。
どんどん機能も改善されて、非常に使いやすく便利です。

●ウェブマスターツール

こちらも必須ですね。全てのサイトで活用しています。

●ブックマーク

これが意外に使い勝手が便利です。私は会社で3台、自宅で3台のPCを
移動した場所、場所で利用するのでブックマークの共有は助かります。

●Reader

つい先日日本語化されて、敷居が低くなったのではないでしょうか。
日本語化は直感的に理解できていいですね。

※ECスタッフへ

ECスタッフは英語の読み書きは必須ですよ！たぶん、たぶん
見間違いだと思いますが、日報で「Google readerが日本語化！やった！」
と喜んでいるコメントがあったような。。きっと見間違い。。ですね。。

●カスタムサーチ

うまく活用すればサイト内検索、横断検索などに非常に便利です。
EC studioでは、「社長ブログ・技術ブログ・デザインブログ」の
横断記事検索に使ったり、カスタムサーチを使った新たなサイトも立ち上げました。
（EC studio初のWEB2.0サイトです。）

・横断検索ドットコム（人力検索、動画、掲示板等を横断検索！）

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■まとめ

私はITというものは、本来無料であるべきだと思っています。
（EC studioのサービスも全て無料に近づけていきたい。。）
ITは人も金もない中小企業こそが、活用するためにあるべきだと。

しかし、現実は資本のある大企業が積極的に投資してITを導入している。
ますます大企業と中小企業の差が広がる一方です。

これからは持たざる者（中小企業、主婦、障害者）が活躍すべき時代です。
それを実現するのがITなのです。まずはEC studioが”IT経営”を実践し
見本になれるよう努力して参ります！

Google Apps（グーグルアップス） の基本から応用までを学べる活用支援サイト – Master Apps（マスターアップス）
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